Komunikasi bisnis adalah bagian integral dari kehidupan sosial individu.
Kemampuan untuk melakukan percakapan resmi diperlukan dalam kegiatan sosial dan profesional.
Konsep, esensi dan spesifisitas
Apa itu komunikasi bisnis? Apa tugas utamanya?
Ini terjadi antara memiliki tujuan bersama dan kepentingan subyek dalam kerangka sosio-legal, hubungan ekonomi.
Bagi para pihak, bukan komunikasi itu sendiri yang berharga, tetapi pencapaian kepentingan bersama.
Komunikasi bisnis didasarkan pada pengetahuan yang dimiliki lawan. Mereka mencapai saling pengertian justru karena kesadaran akan materi pelajaran.
Tugas utama komunikasi tersebut - kerja sama yang saling menguntungkan yang membawa hasil yang efektif.
Fitur paling penting dari komunikasi bisnis adalah adanya kerangka hukum yang harus dipatuhi oleh subjek. Varian ideal dari hubungan tersebut adalah kerja sama yang didasarkan pada rasa hormat dan kepercayaan.
Fitur yang tidak kalah signifikan - diatur. Aturan-aturan tergantung pada tingkat formalitas acara, tujuan para pihak, standar perilaku, karakteristik nasional.
Bahasa Bisnis
Bahasa - bisnis resmi. Itu bahasa fungsionalyang digunakan langsung di bidang hubungan profesional. Fitur utamanya adalah:
- karakter resmi (Ini digunakan oleh aktor yang melakukan situasi yang sesuai peran resmi);
- penargetan (ditujukan pada individu tertentu dengan siapa perlu mencapai pemahaman);
- pengulangan (berlaku untuk semua situasi tipe tunggal);
- keterbatasan tematis (Pembicaraan selalu dilakukan dalam kerangka kekuatan, tujuan dan sasaran para pesertanya).
Selamat datang nada netral presentasi, tanpa pewarnaan emosional yang berlebihan.
Semakin tinggi akurasi, kejelasan penyajian informasi, semakin tinggi kemungkinan persepsi yang dapat diandalkan oleh lawan.
Dasar dan Prinsip
Prinsip-prinsip komunikasi bisnis dalam tim dan antara mitra resmi:
- Kontak interpersonal. Meskipun fokus spesifik dari komunikasi ini, hubungan interpersonal dibangun antara lawan. Ini diungkapkan dalam sifat percakapan, dalam kaitannya dengan satu sama lain.
- Fokus. Komunikasi tidak terjadi secara acak. Itu selalu merupakan hasil dari tindakan yang disengaja yang ditujukan untuk mencapai tujuan.
- Kompleksitas. Termasuk aspek interaksi verbal dan non-verbal. Para pihak tidak hanya melihat informasi, tetapi juga menganalisis perilaku lawan bicara.
- Performa. Pada akhirnya, lawan mendapat hasil. Ini tidak hanya menyangkut resolusi masalah resmi, tetapi juga pembentukan pendapat tentang satu sama lain. Hasilnya bisa positif, negatif.
Fungsi
Tiga fungsi utama:
- Informasi. Lawan bicara terlibat dalam pembentukan, akumulasi, transmisi, penerimaan informasi.
- Peraturan. Bergantung pada persepsi kepribadian pasangan dan sifat alur pembicaraan, pilihan model perilaku terjadi. Bujukan, saran, imitasi, infeksi diterapkan.
- Secara komunikatif efektif. Sebagai hasil dari komunikasi tersebut, orang mendapat kesempatan untuk mengembangkan kepribadian mereka.
Citra bisnis sedang ditingkatkan, keterampilan presentasi diri yang efektif sedang dikembangkan.
Berperan dalam kegiatan profesional
Komunikasi profesional adalah bagian integral dari kegiatan spesialis apa pun.
Terlepas dari sifat aktivitas kerja, seseorang memasuki komunikasi dengan bawahannya, kolega atau atasannya.
Dialog mengenai tugas dan tujuan profesional selalu karakter resmi.
Ia dapat memperoleh banyak pengetahuan khusus yang dimiliki seseorang hanya dalam proses interaksi dengan rekan-rekannya yang lebih berpengalaman.
Manajer dengan bantuan komunikasi bisnis mengatur pekerjaan tim, mempengaruhi, memastikan pelaksanaan tugas yang ditetapkan.
Klasifikasi
Paling populer pembagian dengan konten, melalui komunikasi.
Dalam hal konten:
- material (pihak bertukar barang, hasil kegiatan);
- kognitif (pertukaran pengetahuan, pengalaman);
- motivasi (para pihak berbagi tujuan, sasaran, motif);
- aktivitas (pertukaran keterampilan, keterampilan).
Bentuk implementasi komunikasi bisnis berbeda dalam cara yang digunakan:
- langsung (dilakukan dengan bantuan tindakan alami yang mampu dilakukan oleh hampir setiap orang: ucapan, gerak tubuh, ekspresi wajah);
- dimediasi (penggunaan alat khusus, alat);
- langsung (interaksi pribadi, di mana para pihak saling memandang satu sama lain);
- tidak langsung (pertukaran informasi terjadi melalui perantara yang mewakili kepentingan lawan nyata).
Bentuk dan fitur bahasanya
Ada bentuk-bentuk komunikasi resmi berikut ini:
- Korespondensi. Komunikasi bisnis tertulis digunakan di semua organisasi dan institusi sebagai cara terbaik untuk berinteraksi. Setiap pesanan, pesanan, resolusi, surat bisnis memungkinkan Anda untuk berkomunikasi tanpa kontak langsung.
- Negosiasi. Diskusi pada tingkat resmi masalah bersama, yang, dengan hasil positif, berakhir dengan penandatanganan kontrak atau perjanjian.
- Pertemuan. Tim melakukan upaya bersama untuk mengatur kerja lembaga yang efektif. Selama pertemuan, ada diskusi tentang masalah yang ada, pengembangan rencana aksi lebih lanjut, definisi tujuan aktual.
- Berbicara di depan umum. Satu orang menyampaikan informasi kepada mayoritas.
Wewenang dan hak suara utama diberikan pada individu yang berpengetahuan luas dalam hal yang sedang dibahas, manajer.
- Percakapan. Bentuk komunikasi bisnis yang paling umum adalah percakapan. Pada dasarnya, ini adalah negosiasi yang sama, tetapi berlangsung dalam format informal dan lebih tidak mengganggu.
Gaya dan model
Ada tiga gaya komunikasi bisnis:
- ritual (mitra berusaha untuk mempertahankan opini publik tentang diri mereka sendiri, mengkonfirmasi status mereka);
- manipulatif (satu pasangan memandang yang lain sebagai sarana untuk mencapai tujuan dan berupaya memengaruhinya);
- humanistik (kemitraan didasarkan pada prinsip-prinsip pemahaman, rasa hormat, empati).
Model dasar:
- Penyiar. Percakapan hanya untuk tujuan informasi. Dia memisahkan diri dan tidak mencari pemulihan hubungan.
- Non-kontak. Lawan menunjukkan keunggulannya sendiri, berusaha mengarahkan dan memanipulasi. Tidak ada umpan balik.
- Diferensial. Seseorang diatur untuk berkomunikasi tidak dengan semua lawan bicara, tetapi hanya dengan bagian mereka. Misalnya, perhatian hanya diberikan kepada lawan yang mendukung pandangan yang diungkapkan.
- Hyporeflexive. Obsesi dengan seseorang sendiri, keengganan untuk melihat pasangan.
- Hiperrefleksif. Ketidakjelasan dan sensitivitas berlebihan membuat sulit untuk menerima informasi yang masuk. Kesadaran memiliki perasaan sendiri tentang kesan yang dibuat oleh lawan bicara.
- Kurangnya respons yang fleksibel. Kegiatan ini dilakukan atas dasar program yang disusun sebelumnya.
Tidak ada kemampuan untuk membangun komunikasi situasional-bisnis (ini adalah kesempatan untuk menganalisis situasi dan beradaptasi dengan keadaan yang berubah).
- Otoriter. Umpan balik tidak ada karena keyakinan satu orang dalam kebenarannya yang tak tergoyahkan. Percakapan didasarkan pada prinsip monolog.
Perilaku peran
Peran penting dimainkan oleh kualitas pribadi lawan bicara.. Percaya diri, memiliki tujuan, dan individu yang karismatik lebih mungkin berhasil menyelesaikan hubungan bisnis apa pun.
Model bermain peran utama:
- bawahan;
- pengawas;
- kolega;
- pasangan;
- negosiator.
Kemampuan penting yang harus dimiliki pebisnis - kemampuan untuk meyakinkan.
Seluruh proses persuasi terdiri dari empat tahap: menginformasikan, mengklarifikasi, membuktikan dan membuktikan.
Menginformasikan memungkinkan Anda untuk menjelaskan tujuan dan sasaran kegiatan, untuk menentukan motifnya. Klarifikasi dapat terjadi berdasarkan prinsip pengajaran, narasi dan penalaran.
Panggung bukti termasuk daftar argumen dan argumen yang menegaskan perlunya melakukan aktivitas. Bantahan memungkinkan Anda mempertanyakan pendapat asli lawan.
Seseorang dapat belajar untuk meyakinkan lawan bicara dalam kebenarannya sendiri dengan terus mengasah keterampilan komunikasi bisnisnya dalam praktik.
Budaya dan Etiket
Etiket Bisnis bukan seperangkat aturan yang mengikat tetapi ketaatannya memungkinkan untuk menghindari situasi canggung dan untuk mencapai hasil maksimal di bidang profesional.
Standar etika utama dari komunikasi bisnis:
- demonstrasi rasa hormat untuk posisi lawan bicaranya dan kepribadiannya;
- kemampuan untuk mendengarkan dan mendengar;
- ketepatan waktu dan kepatuhan dengan kerangka waktu pertemuan yang ditetapkan;
- kepatuhan dengan kode berpakaian;
- pengaturan kondisi yang nyaman untuk negosiasi;
- kemampuan untuk mengekspresikan pikiran dengan benar secara verbal, di atas kertas, secara elektronik, melalui telepon (keringkasan, kosa kata, kurangnya kata-parasit);
- menghormati rahasia dagang;
- kontrol diri (abstraksi dari emosi, kontrol atas ekspresi wajah dan gerak tubuh);
- pemenuhan yang ketat dari peran yang ditugaskan.
Aturan dan taktik
Sukses komunikasi bisnis, efektivitasnya tergantung pada taktik perilaku.
Awalnya, perlu untuk melakukan kontak dengan lawan bicara, berkonsentrasi pada orangnya.
Penting untuk mengamati, menganalisis, menarik kesimpulan. Informasi yang dikumpulkan memungkinkan untuk menavigasi dalam situasi ini: tentukan peran peserta, pilih strategi tindakan.
Untuk mencapai tujuan ini, perlu menggunakan prinsip meyakinkan lawan bicara, menerapkan urutan langkah-langkah di atas.
Setelah mendapatkan hasil yang diinginkan, Anda bisa keluar dari kontak. Hal ini dilakukan dengan bantuan sinyal verbal (perpisahan) dan non-verbal (pembalikan tubuh, memalingkan muka, berpamitan).
Organisasi
Proses pengorganisasian komunikasi bisnis secara langsung tergantung pada bentuk komunikasi yang dipilih. Percakapan dapat terjadi secara spontan atau direncanakan. Dalam kasus kedua, ini dilakukan pada waktu yang ditentukan di tempat yang dipilih.
Komunikasi bisnis melalui telepon terjadi karena melakukan panggilan ke mitra. Jika ada perjanjian awal, maka Anda perlu menelepon pada waktu yang ditentukan.
Jika tidak ada kesepakatan seperti itu, selama salam Anda perlu mengklarifikasi apakah lawan Anda memiliki waktu luang untuk berbicara. Untuk organisasi korespondensi perlu untuk menyusun dokumen yang sesuai dan mengirimkannya ke penerima.
Negosiasi, pertemuan, pidato publik biasanya dijadwalkan sebelumnya dan dijadwalkan untuk waktu tertentu. Penting untuk menjaga kenyamanan peserta mereka (ketersediaan tempat yang nyaman untuk akomodasi, air, layar untuk presentasi, dll.).
Posisi untuk komunikasi yang efektif
Posisi mitra berikut memungkinkan memaksimalkan efisiensi komunikasi:
- kesediaan untuk terlibat dalam dialog;
- keinginan untuk berkompromi;
- menghormati posisi lawan bicara;
- minat pada materi pelajaran;
- adanya tujuan tertentu;
- kemampuan untuk mendengarkan dan memahami informasi;
- menghormati etiket dan budaya komunikasi bisnis.
Hambatan komunikasi
Mitra komunikasi bisnis mungkin menghadapi hambatan psikologis yang mencegah mereka memberikan pertukaran informasi yang memadai. Hambatan utama:
- Otoritas. Setiap orang membagi semua orang dengan siapa ia masuk ke dalam interaksi, pada otoritatif dan non-otoritatif. Akibatnya, pendapat otoritas selalu menyebabkan kepercayaan dan rasa hormat, dan pendapat orang yang tidak berwenang tidak pernah diperhitungkan.
- Hindari. Mitra berusaha menghindari kontak yang negatif, tidak menyenangkan, atau tidak menarik baginya. Teman bicara perlu melakukan banyak upaya untuk menarik perhatian pada dirinya sendiri dan untuk mengatur dialog yang efektif.
- Kesalahpahaman. Ini terjadi fonetis (penolakan suara), semantik (interpretasi yang salah dari makna apa yang dikatakan), gaya (ketidakmampuan untuk memahami gaya bicara), logis (ketidakkonsistenan gaya berpikir).
Contohnya
Hubungan yang menyiratkan komunikasi bisnis:
- guru dan murid;
- kepala dan bawahan;
- karyawan organisasi;
- mitra bisnis;
- pelanggan dan pejabat;
- pelanggan dan pemain.
Perlu dicatat bahwa ini bukan satu-satunya bentuk komunikasi yang tersedia dalam situasi ini. Jadi, di waktu luang mereka, karyawan organisasi dapat mengadakan percakapan tentang topik pribadi, dan mitra bisnis dapat memiliki hubungan persahabatan dan menghabiskan waktu luang bersama.
Dengan demikian, komunikasi bisnis memungkinkan para pesertanya berinteraksi satu sama lain di tingkat resmi. Ada berbagai gaya, model, jenis dan bentuk komunikasi seperti itu.
Psikologi dan etika komunikasi bisnis:
