Dalam kosakata harian, frasa "Semuanya berjalan sesuai rencana." Ini berarti bahwa segala sesuatu terjadi sebagaimana yang dimaksudkan, tanpa kejutan atau kejutan sedikit pun. Tetapi mengapa ini sangat penting? Mengapa Anda perlu rencana aksi? Apa itu Apakah mungkin untuk mencapai tujuan tanpa urutan tindakan yang telah ditentukan? Apakah rencana diperlukan hanya untuk penugasan kerja, atau apakah itu tak tergantikan dalam kehidupan? Bagaimana belajar merencanakan waktu Anda? Apakah sulit dilakukan? Apakah ada teknologi yang efektif? Kami berencana sepuluh menit berikutnya untuk berkenalan dengan masalah ini.
Apa itu rencana?
Rencana adalah tindakan yang disengaja yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam batas waktu. Singkatnya, persiapan rencana terdiri dari komponen-komponen berikut:
- Penentuan tujuan - menetapkan tujuan;
- Desain - program aksi;
- Desain varian - pilihan beberapa ide;
- Tenggat waktu - tenggat waktu;
- Definisi sumber daya - apa yang dibutuhkan, di mana mendapatkannya;
- Penentuan pemain - siapa yang akan melakukan tugas;
- Fiksasi hasil - membuat model, rencana atau proyek.
Misalnya, perusahaan ingin memasarkan lini produk baru. Sebagai permulaan, rumuskan tujuan dan sasaran. Buat sketsa program aksi teladan, tentukan strategi dan taktik. Kemudian, tetapkan tenggat waktu untuk penugasan, semua sub-paragrafnya. Kemudian, mereka mencari sumber daya yang diperlukan, sumber mereka, dan juga menentukan bidang tanggung jawab masing-masing pemain. Akhirnya, mereka merekam pemikiran pada media fisik (kertas atau dokumen digital), mulai mengimplementasikannya. Skema ini disederhanakan, karena ada berbagai jenis perencanaan. Implementasinya menyiratkan pemenuhan persyaratan khusus tertentu.
Apa jenis persiapan rencana yang ada?
Tipologi perencanaan sangat luas, berbeda dalam ruang lingkup, waktu, objek, konten, kedalaman, komitmen, ketertiban, akuntansi, bidang, koordinasi keputusan perencanaan. Padahal, semuanya cukup sederhana dan logis. Jadi, rencananya adalah:
- Dengan lingkup:
- Umum - memperhitungkan semua detail tugas;
- Parsial - gambarkan elemen spesifik.
- Dalam hal implementasi:
- Jangka panjang - menyiratkan strategi pembangunan untuk jangka waktu lebih dari 5 tahun.
- Jangka menengah - rentang periode dari satu tahun hingga lima tahun;
- Jangka pendek - pecahkan masalah saat ini (hingga 1 tahun).
- Menurut objek:
- Rencanakan sasaran - penetapan sasaran;
- Rencana dana - definisi anggaran dan peralatan;
- Rencana eksekutif - penunjukan yang bertanggung jawab;
- Rencana Program - Pengembangan program yang sesuai;
- Rencana Tindakan - memahami upaya yang diperlukan.
- Konten:
- Rencana taktis - kondisi untuk mencapai tujuan;
- Rencana strategis - arah utama pekerjaan;
- Rencana kalender operasional - spesifikasi dan tenggat waktu pengaturan;
- Rencana bisnis - menghitung semua indikator yang berperan dalam mencapai tujuan.
- Tergantung pada kedalaman:
- Teragregasi - memperhitungkan parameter umum;
- Detail - menghitung semua kemungkinan detail.
- Dengan kewajiban:
- Wajib (direktif) - benar-benar ditentukan;
- Opsional (indikatif) - lebih bersifat anjuran.
- Bergantung pada urutan eksekusi:
- Dipesan - membutuhkan eksekusi berurutan;
- Luar Biasa - muncul seperlunya;
- Geser - menyarankan kemungkinan ekstensi.
- Menurut data akuntansi:
- Rencana keras - kepatuhan wajib dengan semua peraturan;
- Rencana fleksibel - kemampuan untuk menyimpang dari kursus yang diberikan;
- Paket fleksibel-ketat - kombinasi paket fleksibel dan kaku.
- Dengan aplikasi:
- Pemasaran - menentukan strategi global perusahaan;
- Pemahaman finansial tentang komponen ekonomi;
- Produksi - menyediakan bahan dan basis teknis;
- Penelitian - pembentukan konsep dasar;
- Individual - menyusun kinerja pribadi.
- Dengan koordinasi waktu:
- Rencana simultan - terdiri dari satu tahap tunggal;
- Rencana sekuensial - berlangsung dalam kasus proses panjang yang terdiri dari tahapan terpisah.
Jenis-jenis rencana yang tercantum dalam banyak kasus bersifat universal dan dapat digunakan baik untuk tujuan perusahaan maupun untuk meningkatkan efektivitas pribadi seseorang. Misalnya, mereka dapat digunakan untuk menyusun rencana harian. Apa itu Mari kita bicara lebih jauh.
Apa rencana hari?
Rencana hari ini - urutan tindakan yang bijaksana untuk hari yang akan datang. Ahli perencanaan menyarankan untuk membuatnya dua kali. Pertama kali - di malam hari, dan yang kedua - di pagi hari, dengan mempertimbangkan kemungkinan perubahan.
Yang terbaik adalah mengingat karakteristik fisiologis seseorang, dengan mempertimbangkan bioritme harian. Misalnya, aktivitas otak diaktifkan mulai pukul 10.00 hingga 12.00. Selama periode ini, Anda dapat menjadwalkan tugas yang paling penting.
Energi selanjutnya jatuh. Itu harus diisi ulang saat makan siang. Maka, perlu untuk membiarkan tubuh rileks, istirahat. Dari sekitar pukul 14.00 hingga 16.00 ada aktivasi ulang aktivitas intelektual dan kreatif. Pada saat ini adalah tepat untuk mengadakan pertemuan atau bertukar pikiran.
Lebih dekat ke 17.00 ada puncak kebugaran fisik. Dianjurkan untuk mencurahkan waktu ini untuk kegiatan olahraga atau di luar ruangan. Kemudian mengikuti makan malam, relaksasi.
Memahami interval waktu mereka yang paling produktif, lebih mudah untuk melukis tugas-tugas penting untuk kali ini untuk melakukan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Metode Perencanaan
Di antara beragam pilihan untuk menyusun rencana, ada beberapa yang paling efektif, yang dipopulerkan oleh para pendukung manajemen waktu:
- Perencanaan ABC;
- Eisenhower Matrix;
- Gantt chart;
- Perencanaan SMART;
- Teknik GTD.
Metode-metode ini dapat diterapkan secara terpisah atau dikombinasikan satu sama lain. Masing-masing efektif dalam memecahkan masalah spesifik, dengan fokus pada aspek perencanaan tertentu. Misalnya, pilihan prioritas, penetapan tujuan, atau pemesanan kasus.
Perencanaan ABC
Metode penyusunan rencana ini sebagian dapat dibandingkan dengan aturan Pareto, yang menurutnya 20% upaya menghasilkan 80% dari hasil dan sebaliknya. Jika Anda belajar mengidentifikasi bidang yang paling produktif, mereka akan memberikan "bagian terbesar" dari kesuksesan. Jadi, metodologi ABC didasarkan pada prioritisasi, sesuai dengan kepentingannya:
- A - tugas yang paling signifikan (sebagai aturan, tidak ada lebih dari 15% dari mereka, tetapi mereka memberikan sekitar 65% dari hasilnya);
- B - masalah yang penting rata-rata (ada sekitar 20%, dan efisiensi implementasinya dalam 20%);
- C - tugas tidak penting (berikan 15% kesuksesan saat diisi 65% dari waktu).
Setelah menentukan dan memusatkan upayanya pada kinerja tugas-tugas dari kategori A, seseorang sangat meningkatkan efisiensi pribadi atau tenaga kerjanya, karena ia menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan yang tidak berguna.
Eisenhower Matrix
Perencanaan yang efektif, berdasarkan pada pilihan prioritas, yang dinamai menurut komandan dan presiden Amerika, Dwight David Eisenhower. Menurut metode ini, rencana perlu dibentuk berdasarkan kepentingan dan urgensi kasus. Secara grafis, sepertinya kuadran dibagi menjadi empat bagian:
- Tugas penting dan mendesak - sektor pembangunan;
- Tugas-tugas penting, bukan yang mendesak - seperangkat urusan yang perlu;
- Tidak penting, tugas mendesak - zona "rutin";
- Tidak penting, bukan tugas yang mendesak - zona kehilangan waktu.
Dua poin pertama membentuk zona pertumbuhan dan kesuksesan. Yang ketiga dan keempat mendorong orang ke rutinitas. Karena itu, lebih baik untuk menghindari mereka ketika merencanakan, menguasai kemampuan untuk mendelegasikan tugas-tugas tersebut.
Gantt Chart
Cara yang baik untuk memvisualisasikan apa yang direncanakan adalah membuat bagan Gantt. Inti dari metode ini terdiri dalam pembangunan jalur yang menampilkan tugas-tugas individu, diikuti oleh penempatannya di sepanjang sumbu waktu. Penggunaan diagram kolom (histogram) untuk implementasi rencana mereka diusulkan oleh seorang insinyur Amerika dan seorang spesialis dalam manajemen ilmiah - Henry Lawrence Gantt.
Metode ini berfungsi sebagai tambahan untuk teknologi lainnya, memungkinkan Anda untuk memantau secara visual semua tahap implementasi proyek, serta memahami efektivitas upaya yang dilakukan.
Perencanaan SMART
Ini merujuk pada bidang penetapan tujuan, tetapi tanpa tujuan yang ditetapkan dengan benar, rencana yang baik tidak mungkin. Menurut teknologi ini, semua tujuan harus dianalisis dengan kriteria utama:
- Khusus - konkret;
- Terukur; terukur;
- Dapat dicapai - keterjangkauan;
- Relevan - komparabilitas dengan tugas lain;
- Batas waktu - terbatas waktu.
Jika tujuannya memenuhi persyaratan ini, pengembangan lebih lanjut dari rencana tersebut tidak akan menyebabkan kesulitan yang serius, karena kesuksesan akan diletakkan pada awal pekerjaan ini.
Teknik GTD
Metode asli dikembangkan oleh pakar Amerika dan konsultan manajemen waktu David Allen. Singkatan GTD singkatan dari "membawa sesuatu untuk selesai." Teknologi ini menyediakan algoritme tindakan yang jelas untuk mengatur hidup Anda. Rekomendasi dimulai dengan organisasi tempat kerja yang tepat. Di masa mendatang, perlu merampingkan semua urusan dan rencana Anda, membuat daftar menggunakan penjadwal kalender:
- Tindakan berikut mencakup waktu dekat;
- Proyek - tugas yang dilakukan untuk waktu yang lama;
- Ditangguhkan - bagian otoritas yang didelegasikan kepada seseorang;
- Tidak wajib - hal-hal yang kabur untuk suatu saat.
Menurut metode GTD, untuk perencanaan yang sukses perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Tujuan apa yang harus dicapai?
- Bagaimana penerapannya?
- Apa jalan yang harus ditempuh untuk mencapainya?
Setelah merampingkan tugas-tugas mereka dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang tercantum, menjadi jauh lebih mudah bagi seseorang untuk menyusun rencana tindakan yang sesuai dan mengimplementasikannya.
Apa itu kesalahan perencanaan?
Bagaimanapun kelihatannya tanpa cacat dari rencana itu, tidak dapat diasuransikan terhadap kesalahan. Esensi mereka terletak pada pendekatan yang terlalu optimis terhadap perkiraan. Contoh yang mencolok adalah pekerjaan yang membutuhkan waktu satu setengah jam, alih-alih yang direncanakan 60 menit. Baik rencana individu maupun kolektif tunduk pada ketidakakuratan yang serupa.
Penyebab utama kesalahan:
- Penggunaan pengalaman sebelumnya yang tidak memadai;
- Kecenderungan untuk menanamkan hasrat akan kenyataan;
- Kecenderungan untuk memperdebatkan keterlambatan masa lalu semata-mata oleh faktor eksternal;
- Ketidakakuratan dalam penilaian dan persepsi waktu;
- Permukaan sikap terhadap tugas.
Selain membuang-buang waktu, kesalahan dalam rencana penuh dengan kerugian sumber daya keuangan atau produksi, atau bahkan pelaksanaan tugas dipertanyakan. Oleh karena itu, direkomendasikan bahwa "cadangan" waktu dan upaya khusus dimasukkan ke dalam rencana apa pun, memungkinkan Anda untuk bermanuver jika terjadi keadaan yang tidak terduga atau penyesuaian tugas.
Tidak peduli seberapa serius tugas itu, ia akan membutuhkan rencana untuk pelaksanaannya. Tidak peduli skala apa yang akan terjadi, pada media apa yang akan direkam. Hal utama adalah untuk memenuhi semua persyaratan yang diperlukan untuk persiapannya, termasuk perkiraan upaya dan sumber daya yang diperlukan. Ada banyak metode untuk melakukan ini, jadi Anda harus hati-hati membaca masing-masing untuk memilih yang cocok secara individual.
