Sangat sering Anda dapat mendengar bagaimana seseorang sangat kekurangan waktu. Mereka akan berhasil melakukan segalanya jika ada dua atau tiga jam lebih dalam sehari. Pada saat yang sama, ada orang yang dengan tenang mengelola tugas mereka, bahkan mengelola untuk membantu orang lain. Kenapa begitu? Lagi pula, yang pertama dan kedua dalam sehari selama 24 jam. Manajemen waktu menjawab pertanyaan ini. Apa itu Bagaimana Anda bisa belajar mengatur waktu? Adakah metode efektif yang membantu hidup secara rasional dan bekerja secara produktif?
Apa itu manajemen waktu?
Manajemen waktu adalah seni manajemen waktu. Ini termasuk metode penetapan tujuan, perencanaan, kontrol, motivasi, penentuan prioritas yang tepat. Anda dapat mempertimbangkan manajemen waktu sebagai serangkaian teknik yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi pribadi. Merupakan kebiasaan untuk membahas bukan alat manajemen waktu, tetapi metode penentuan tujuan, motivasi, delegasi, dll.
Dalam struktur pengajaran ini menonjol empat blok utamayang membentuk "tangga" manajemen waktu, berdasarkan perbandingan dengan perjalanan:
- Keefektifan - Menjawab pertanyaan "bagaimana caranya?"
- Teknologi - memberikan pemahaman tentang "apa yang akan terjadi?"
- Strategi - membantu merencanakan "ke mana harus pergi?"
- Filsafat - Memberi makna, menjawab "mengapa pergi?"
Rencanakan hidup Anda dengan benar dari blok keempat "Kenapa?" ke item pertama "Bagaimana?"
Ini adalah salah satu poin utama manajemen waktu - untuk memilih tujuan global. Lebih memahami arah penerapannya. Kemudian tentukan mekanisme pencapaiannya. Memahami alat apa yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan semua langkah yang direncanakan.
Arti dari rumusan masalah tersebut adalah merasionalisasi pekerjaan, karena keefektifan dari keseluruhan usaha tergantung pada penetapan tujuan dan perencanaan yang tepat.
Munculnya dan pembentukan manajemen waktu
Kata manajemen waktu muncul pada tahun 70-an abad kedua puluh. Menurut kepercayaan populer, penulisnya adalah seorang pengusaha dari Denmark Klaus Möller. Dia menawarkan buku catatan "Time Manager", yang menjadi prototipe penyelenggara.
Secara pribadi, ketika dasar-dasar manajemen waktu lahir, itu tidak mungkin. Dapat dikatakan bahwa upaya untuk mengendalikan waktu pribadi dilakukan di Roma kuno. Sumber tertulis pertama adalah catatan Lucius Seneca yang ditujukan kepada salah satu bangsawan Romawi. Dia merekomendasikan untuk terlibat dalam penulisan akuntansi waktu, memantau penggunaannya, mengevaluasi hidup Anda. Seneca menunjukkan perlunya perencanaan bisnis, menawarkan untuk melakukan ini setiap pagi. Juga, filsuf Romawi menekankan pentingnya menetapkan prioritas untuk menghabiskan waktu dengan manfaat maksimal.
Mungkin, pemahaman waktu terlibat dalam peradaban kuno lainnya, karena orang-orang di mana-mana menghadapi tugas dan tantangan yang sama. Dalam bentuk yang lebih modern, manajemen waktu muncul di pertengahan abad ke-18 dan disesuaikan dengan perkembangan revolusi industri.. Dengan munculnya dan penyebaran massal tanaman dan pabrik, tenaga manusia menjadi semakin tergantung pada faktor-faktor alami. Oleh karena itu, dimungkinkan untuk merampingkan alur kerja.
Gagasan manajemen waktu garis merah melalui kehidupan banyak orang terkemuka. Misalnya, penulis dan cendekiawan Italia Leon Battista Alberti, yang tinggal di Renaissance, dalam karya-karyanya menunjukkan pentingnya manajemen waktu. Dia fokus pada kebutuhan untuk merampingkan kasus, serta perencanaan harian. Pengilhami ideologis "manajer waktu" pada zamannya adalah Isaac Newton, yang dengan jelas menyusun prinsip-prinsip struktur alam semesta. Gagasan yang diajukan olehnya mendorong banyak orang sezaman untuk berpikir tentang merampingkan hidup mereka.
Salah satu pendukung manajemen waktu yang paling menonjol adalah Filsuf Jerman Immanuel Kantyang meningkatkan jadwalnya sedemikian rupa sehingga para tetangga memeriksa jam di atasnya.
Politisi Amerika Benjamin franklinyang memberi dunia ungkapan terkenal "Waktu adalah uang," menyimpan buku harian pribadi, sehingga mencapai tingkat kontrol diri yang tinggi. Rekomendasi Franklin yang sederhana dan efektif menjadi dasar dari banyak pelatihan manajemen waktu yang populer.
Peran penting dalam pengembangan manajemen waktu dimainkan oleh seorang insinyur Amerika. Frederick Tayloryang meletakkan dasar bagi manajemen modern dan organisasi ilmiah tenaga kerja (BUKAN). Taylorism, sebagai teori manajemen, memiliki dampak nyata pada peningkatan produktivitas.
Mustahil untuk tidak memanggil ekonom Italia Wilfredo Pareto, yang merumuskan prinsip manajemen waktu yang terkenal di dunia "20:80". Ini diuraikan dengan cara ini: 20% dari upaya membawa 80% dari hasil dan sebaliknya. Jika Anda mendefinisikan ini sangat "dua puluh", Anda dapat secara signifikan meningkatkan efektivitas pribadi.
Yang tidak kalah penting adalah kontribusi Presiden Amerika Serikat ke-34. Dwight David Eisenhower, yang mengembangkan metode penentuan prioritas yang sangat mudah, yang disebut "matriks Eisenhower". Dia mengusulkan untuk membagi semua kasus, sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Ada empat jenis tugas:
- Penting, mendesak;
- Penting, tidak mendesak;
- Tidak penting, mendesak;
- Tidak penting, tidak mendesak.
Memperhatikan dua tipe pertama, dan menghindari yang ketiga atau keempat, seseorang akan belajar bagaimana menggunakan waktu mereka dengan lebih efisien.
Seiring waktu, aliran waktu manajemen waktu mulai muncul. Misalnya, manajemen waktu untuk wanita, untuk pria, untuk pengusaha, untuk siswa, untuk anak sekolah, dll.
Penulis manajemen waktu populer di abad ke-21: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande dan lain-lain. Buku-buku mereka telah lama menjadi desktop untuk manajer waktu di seluruh dunia. Kami akan membahas ide-ide utama dari arah ini lebih lanjut.
Alat Manajemen Waktu
Prinsip dasar manajemen waktu terutama berkaitan dengan topik terkait:
- Penetapan tujuan;
- Perencanaan;
- Prioritas;
- Motivasi;
- Delegasi
Mereka secara logis saling berhubungan satu sama lain, melengkapi gambaran keseluruhan dari penggunaan waktu secara rasional.
Pengaturan tujuan
Tujuannya adalah tengara utama, yang memungkinkan Anda untuk tidak menyimpang dari rute yang dipilih. Penentuan tujuan adalah tesis manajemen waktu mendasar yang membantu mengantisipasi penghematan waktu sebelum pekerjaan dimulai.
Paling sering, ada metode penetapan tujuan yang disebut SMART. Singkatan ini berarti pemenuhan kriteria berikut untuk memilih tujuan:
- Konkretitas (Spesifik) - pemahaman yang jelas tentang hasil yang diharapkan;
- Measurable (Measurable) - suatu pengukuran kuantitatif atau kualitatif;
- Reachability (Achievable) - kemampuan untuk melakukan tugas;
- Relevan - kebutuhan untuk implementasi;
- Batasan waktu - definisi kerangka waktu.
Jika tujuan ini sesuai dengan prinsip SMART, maka akan mungkin untuk mencapainya dengan upaya ekonomi yang sebaik mungkin.
Perencanaan
Tidak adanya rencana atau strategi telah menghancurkan banyak usaha yang menjanjikan. Selain kesadaran akan tujuan, harus dipahami dan "langkah" apa yang diperlukan untuk implementasinya. Selain itu, diinginkan untuk mengontrol hasil yang diperoleh.
Banyak metode perencanaan telah ditemukan, tetapi dalam manajemen waktu salah satu yang paling populer dianggap perencanaan yang fleksibel. Disarankan untuk merencanakan tidak lebih dari 60% dari hari Anda, menyisakan 40-50% dari jadwal untuk situasi yang tidak terduga. Sangat diinginkan untuk menguraikan tugas-tugas yang paling penting, sambil meletakkan semacam "cadangan" untuk berbagai force majeure. Dengan demikian, adalah mungkin untuk menghindari emosi negatif dari tidak memenuhi atau menyesuaikan rencana Anda. Menyelamatkan ketenangan pikiran adalah salah satu prioritas manajemen puncak.
Prioritas
Prioritas adalah urutan berbagai tugas dilakukan. Menurut hukum, yang disebut "dompet Miller", memori seseorang dapat menampung 7 ± 2 elemen. Ini berarti bahwa orang normal dapat dengan mudah mengelola 5-9 kasus yang berbeda, termasuk hobi dan tugas rumah tangga. Jika kurang, maka hidup akan menjadi membosankan, dan jika lebih, maka otak tidak akan dapat memproses seluruh susunan informasi. Tetapi ada hukum Pareto, yang menyatakan bahwa 20% dari upaya membawa 80% dari hasil dan sebaliknya. Pilihan prioritas memungkinkan Anda untuk fokus pada aktivitas-aktivitas yang memberikan efek maksimal.
Salah satu praktik terbaik untuk memilih prioritas adalah "matriks Eisenhower", yang disebutkan di atas dalam teks. Dengan membagi tugas Anda, sesuai dengan kepentingan dan urgensinya, Anda dapat dengan mudah membangun hierarki dengan memilih area yang paling relevan dan efektif.
Motivasi
Tanpa motivasi yang tepat, keinginan untuk bekerja menghilang dan produktivitas tenaga kerja dikurangi hingga minimum. Manajer waktu harus mampu menginspirasi diri mereka sendiri dan orang lain. Metode motivasi yang sangat baik adalah "Prinsip Penahan". Ini menyiratkan pujian tertentu untuk kinerja tugas tertentu.
Misalnya, seorang anak sekolah suka bermain konsol, tetapi tidak mengerjakan pekerjaan rumah. Orang tua dapat menandatangani kontrak dengannya bahwa untuk pekerjaan rumah, dia akan mendapatkan kesempatan untuk bermain. Secara bertahap, anak akan terbiasa dengan kenyataan bahwa permainan diikuti oleh pelajaran, sehingga mengembangkan semacam refleks. Demikian pula, Anda dapat melakukannya dalam hal motivasi diri.
Delegasi
Kemampuan untuk mendelegasikan (mentransfer) tugas mereka kepada orang lain, untuk menghemat waktu pribadi, adalah keterampilan yang sangat berguna bagi manajer waktu mana pun. Menguasainya tidak begitu sulit. Hal utama yang perlu diingat 10 prinsip dasar delegasi:
- Memberikan pemain dengan dukungan yang diperlukan;
- Tanggung jawab atas hasil karyanya;
- Informasi awal tentang pesanan;
- Keterlibatan pemain dalam proses;
- Deskripsi yang jelas tentang hasil yang diharapkan;
- Perumusan norma dan aturan kerja;
- Motivasi pemain, indikasi minatnya;
- Penunjukan hak dan kewajiban;
- Pemantauan rutin pada tahap implementasi;
- Antisipasi kemungkinan kegagalan dan "kembalinya" otoritas.
Kepatuhan terhadap aturan-aturan ini membantu menghindari banyak "jebakan" delegasi, yang paling berbahaya adalah perlunya mengulang kerja.
Topik delegasi secara tidak langsung mencakup kemampuan untuk mengatakan "Tidak". Selain mempelajari cara mengalihkan pekerjaan rutin ke orang lain, disarankan untuk dapat menolak jika mereka mencoba melakukan ini dengan Anda.
Metode Manajemen Waktu
Selain leksikon dari bidang terkait, manajemen waktu memiliki terminologi yang unik, serta metode asli. Pertama-tama, perlu dicatat konsep "chronophage", perjuangan yang dengannya membantu menghemat banyak waktu. Chronophagus secara harfiah berarti "pemakan waktu." Ini semua adalah kebiasaan, situasi, dan bahkan orang yang mengalihkan kita dari melakukan tugas yang sangat penting. Sebaliknya, mereka bertemu dengan "penjaga waktu" yang, sebaliknya, membantu menyelamatkan sumber daya yang berharga ini. Ngomong-ngomong, bahkan istilah ini diciptakan - “bacillus of time management”, yang berarti optimisasi selain waktu, dan juga rutinitas sehari-hari orang-orang di sekitarnya, termasuk keluarga, teman, dan karyawan, berubah menjadi “penjaga waktu” nyata bagi mereka.
Dari metodologi manajemen waktu, metode yang populer disebut "Metode Tomat", "Metode Katak", "Metode Gajah", "Metode Keju Swiss" dan banyak lainnya. lainnya
Metode Tomat
Selain kemampuan untuk bekerja, sangat penting untuk belajar dan bersantai dengan benar. Tetapi keseimbangan antara beban dan pemulihan tidak selalu memungkinkan untuk dicapai. Ini penuh dengan perkembangan kelelahan. Seorang siswa yang cerdik dari Italia, Francesco Cirillo, mengusulkan pendekatan orisinal yang disebut "Metode Pomodoro". Ini terdiri dari memecah pekerjaan menjadi interval 25 menit, yang bergantian dengan periode istirahat tiga menit - "tomat". Setelah empat siklus seperti itu, istirahat 15-30 menit diambil. Metode ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan kinerja dan antusiasme lebih lama.
Metode katak
Di Eropa, ada ungkapan "Makan katak untuk sarapan." Itu artinya berikut ini. Jika Anda melakukan pekerjaan yang paling tidak menyenangkan di pagi hari, yaitu katak, maka sisa hari itu akan dipenuhi dengan emosi positif. Metode manajemen waktu ini bertujuan mengurangi stres, menormalkan latar belakang emosional, dan kelegaan psikologis seseorang.
Metode gajah
Di bawah "gajah" dalam manajemen waktu menyiratkan tugas besar dan tidak nyaman. Untuk melakukan tugas semacam itu, awalnya, harus dibagi menjadi beberapa subtugas, yaitu - "Potong gajah menjadi steak." Misalnya, jika perlu melakukan perbaikan di apartemen, "gajah" dapat dibagi menjadi dapur, kamar mandi, balkon, ruang tamu, kamar tidur. Mereka, pada gilirannya, "terpecah" di sisi kiri atau kanan, dll.
Metode Keju Swiss
Teknik lain untuk memerangi "gajah", tetapi kali ini, tanpa ketertiban yang ketat. Jika seseorang menghadapi tugas berskala besar, tidak tahu dari pihak mana untuk "mendekatinya", ia harus belajar dari tikus yang mengunyah potongan keju secara acak. Perlahan-lahan, keju "meleleh" pada mata, berubah menjadi tugas yang sepadan dengan kemampuan pemain.
Manajemen waktu mencakup banyak bidang yang saling terkait. Tidak mungkin menguasai seluruh persenjataan metodenya, tetapi setiap orang dapat menerapkan setidaknya beberapa prinsip manajemen tersebut dalam kehidupan mereka. Jika Anda melakukan ini tanpa fanatisme, tanpa mengubah diri Anda menjadi robot, maka latihan seperti itu akan bermanfaat, membantu untuk selalu menemukan waktu untuk bekerja, kehidupan pribadi dan pengembangan diri.
