Mungkin semua orang mendengar tentang perlunya memikirkan urusan mereka. Diketahui bahwa orang yang benar-benar mempersiapkan diri untuk pekerjaan ke depan, mencapai hasil yang luar biasa. Tetapi apakah perencanaan itu mudah? Apa metode, alat, dan prinsipnya yang harus diperhatikan untuk mempelajari cara meresepkan pemenuhan tugas yang ditugaskan dengan benar? Apa itu perencanaan strategis? Apa pentingnya ini? Apa bedanya dengan kalender taktis atau operasional? Apakah perlu menguasai semuanya? Mari berkenalan dengan topik ini bersama.
Apa itu perencanaan?
Perencanaan adalah menetapkan tujuan atau sasaran, dengan alokasi sumber daya yang optimal yang akan diperlukan untuk mencapainya. Semakin sulit pekerjaan, semakin tinggi kebutuhan akan pelatihan yang berkualitas. Faktanya adalah bahwa setiap proses membutuhkan penggunaan potensi manusia dan sumber material, serta waktu. Semakin tepat mereka diprediksi sebelum bekerja, kerugian yang lebih kecil akan terjadi selama pelaksanaannya..
Sejarah perencanaan dimulai pada masyarakat kuno. Dunia di sekitar kita adalah siklus. Pria itu dengan cepat belajar memprediksi perubahan cuaca, dinamika populasi hewan liar, keadaan vegetasi. Ini memungkinkan persiapan untuk menabur, memanen, mengumpulkan, berburu atau memancing.
Dengan perkembangan masyarakat, munculnya profesi baru, perencanaan memperoleh bentuk yang lebih maju. Penampilan menulis memainkan peran besar dalam hal ini, dan dengan itu kemungkinan mentransfer sejumlah besar informasi ke media eksternal (tanah liat, papirus, perkamen, kertas). Berbagai jenis perencanaan telah muncul, yang akan dibahas lebih lanjut.
Jenis perencanaan
Mempersiapkan pekerjaan yang akan datang dapat mengambil berbagai bentuk atau manifestasi. Itu semua tergantung pada tanggal yang diharapkan, area, objek, serta pada ruang lingkup, konten, kedalaman, komitmen, prioritas, akuntansi, koordinasi tindakan yang diproyeksikan.
Dalam hal:
- Jangka panjang - strategi pengembangan untuk periode lebih dari lima tahun.
- Jangka menengah - periode waktu dari 1 tahun hingga 5 tahun;
- Jangka pendek - tugas saat ini (hingga satu tahun).
Oleh bola:
- Pemasaran - menentukan strategi global perusahaan;
- Keuangan - menghitung pekerjaan "matematika";
- Produksi - mendistribusikan sumber daya material dan teknis;
- Penelitian - menggambar gambaran besar;
- Individual - membantu merampingkan kehidupan seseorang.
Menurut objek:
- Berpikir melalui tujuan;
- Berpikir melalui sarana;
- Berpikir melalui pemain;
- Berpikir melalui program;
- Memikirkan melalui tindakan.
Dengan lingkup:
- Umum - memperhitungkan semua komponen;
- Parsial - memperhitungkan kondisi signifikan.
Konten:
- Strategis - menjawab pertanyaan "di mana?";
- Taktis - memberikan jawaban untuk pertanyaan "bagaimana?";
- Kalender operasional - untuk mengatasi masalah saat ini;
- Rencana bisnis - penilaian komprehensif dari pekerjaan di depan.
Tergantung pada kedalaman:
- Agregat - menganalisis parameter umum;
- Detil - pertimbangkan semua kemungkinan detail.
Dengan kewajiban:
- Wajib (direktif) - melibatkan kepatuhan ketat terhadap persyaratan;
- Opsional (indikatif) - adalah rekomendasi.
Bergantung pada urutan eksekusi:
- Dipesan - menyiratkan eksekusi berurutan;
- Luar Biasa - jika perlu;
- Sliding - menentukan kemungkinan ekstensi.
Menurut data akuntansi:
- Kerangka waktu yang sangat jelas;
- Fleksibel - sesuai dengan keadaan;
- Stiff-fleksibel - menggabungkan dua tipe sebelumnya.
Dengan koordinasi waktu:
- Simultan - jika ada satu tahap tunggal;
- Berurutan - ketika proyek dapat dibagi menjadi beberapa tahapan terpisah.
Kehadiran klasifikasi yang diperluas tidak menyiratkan perbedaan dalam prinsip-prinsip dasar. Mereka pertama kali dibentuk oleh ahli teori dan praktisi manajemen terkenal Henri Fayol, dan kemudian ditambah oleh para pengikutnya dan orang-orang yang berpikiran sama.
Prinsip perencanaan
Perencanaan bisnis yang efektif bergantung pada prinsip-prinsip dasar berikut:
- Persatuan dan konsistensi, yang berarti tujuan bersama dan keterkaitan elemen individu perusahaan;
- Pentingnya koordinasi aksi dan proyek secara horizontal antar departemen;
- Kesamaan dan kesatuan vektor gerak, integrasi timbal balik;
- Partisipasi (keterlibatan semua peserta proyek dalam pekerjaan);
- Kelanjutan implementasi, kepatuhan dengan batas sementara;
- Fleksibilitas yang memungkinkan penyesuaian;
- Kehadiran cadangan, yaitu - peluang untuk bermanuver;
- Akurasi karena konkretisasi;
- Kompleksitas, yang diekspresikan dalam pemahaman gambaran keseluruhan;
- Efisiensi, ditentukan oleh kelebihan hasil dibandingkan biaya;
- Rasionalitas dalam memilih opsi terbaik;
- Proportionalitas dan keseimbangan sumber daya;
- Ilmiah - dengan mempertimbangkan pencapaian ilmu pengetahuan dan teknologi modern;
- Detail yang menentukan kedalaman pemahaman;
- Kesederhanaan dan kejelasan, memungkinkan untuk menyesuaikan tugas dengan tingkat pemahaman pemain tertentu;
Memperhatikan prinsip-prinsip ini, perlu diketahui bahwa itu bukan kemauan yang dibuat-buat, tetapi kesempatan nyata untuk meningkatkan efektivitas proyek apa pun. Apalagi jika alat untuk menyusun rencana sudah tepat. Mari kita bicarakan lebih jauh.
Alat perencanaan
Dalam bentuk umum, alat pembuatan paket adalah segala media penyimpanan yang membantu untuk menyimpan dan mereproduksi data. Untuk waktu yang lama, alat utama adalah kertas dan pena (pensil). Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan untuk mentransfer perencanaan ke dunia digital, menghemat waktu, memfasilitasi pemrosesan catatan. Kemudian, sejumlah besar aplikasi seluler yang diinstal pada smartphone muncul. Ponsel berukuran kompak, selalu siap sedia. Ini sangat menyederhanakan perencanaan kasus, termasuk tugas sehari-hari. Aplikasi mengoptimalkan alur kerja, karena seringkali dibuat dengan teknologi yang tepat untuk rencana penulisan. Kami akan membicarakannya di bagian selanjutnya.
Teknologi perencanaan
Menjelaskan konsep "perencanaan", definisi kata ini mencakup distribusi kekuatan dan sumber daya secara rasional. Tanpa pengenalan teknologi yang diperlukan, tidak mungkin untuk mencapai ini.
Persiapan rencana meliputi langkah-langkah berikut:
- Analisis dasar - penilaian sumber daya dan lingkungan eksternal, memahami tren perusahaan, mengidentifikasi masalah dan prospek, kemungkinan cadangan;
- Definisi dan pembentukan tujuan - tengara utama gerakan untuk jangka pendek atau dekat;
- Menciptakan konsep pengembangan - metode untuk mencapai tujuan, termasuk teknologi yang diperlukan;
- Perencanaan strategis - simbiosis ide-ide dasar dengan cara utama implementasi mereka;
- Perencanaan taktis - menentukan sumber daya yang diperlukan, distribusi optimalnya;
- Penjadwalan operasional - resep bertahap dari semua tindakan;
- Persetujuan rencana - persetujuan akhir, penerimaan untuk eksekusi.
Perencanaan dimulai dengan analisis dan pemahaman tentang kemampuan mereka, penetapan tujuan lebih lanjut dan identifikasi cara untuk mengimplementasikan. Banyak orang memiliki kebingungan dalam definisi perencanaan taktis dan strategis, jadi kami akan memperhatikan mereka.
Apa perbedaan antara perencanaan taktis dan strategis?
Perbedaan mereka dimulai dengan globalitas pengambilan keputusan. Dari sudut pandang hierarkis, perencanaan strategis adalah dasar dari segalanya. Strategi menyiratkan pemahaman tentang arah bergerak. Paling sering, keputusan seperti itu dibuat di tingkat manajemen puncak. Taktik adalah tahap tambahan di mana tautan tengah perusahaan terlibat. Tugas utama perencanaan taktis adalah mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan.
Pemikiran strategis mencakup perspektif jangka panjang, sementara pemikiran taktis berlaku untuk tugas jangka menengah atau jangka pendek. Mereka berbeda dalam tingkat detail. Ahli strategi dapat melihat hal-hal secara global, sementara ahli taktik harus memperhatikan semua detail ide.
Hal utama adalah untuk tetap pada pekerjaan dari arah seperti itu - dari skala besar ke tertentu. Perencanaan waktu kerja harus berasal dari pemahaman global tentang misi dan tujuan. Tetapi prinsip-prinsip ini berlaku dalam kehidupan sehari-hari.
Perencanaan hari
Untuk kehidupan yang harmonis, seseorang perlu menjaga keseimbangan antara pekerjaan, masalah rumah tangga dan liburan. Jika banyak orang berpikir tentang waktu kerja, maka segala sesuatu yang terjadi di luar pekerjaan seringkali menjadi kacau. Ini salah, karena harmoni dicapai hanya dalam pemesanan ruang di sekeliling dan pikiran Anda. Sulit untuk rajin bekerja, dengan kurangnya integritas secara umum. Manajemen waktu adalah keterampilan yang sangat berguna yang membantu menghemat kekuatan Anda dan menghemat sumber daya. Jika seseorang memiliki kepala dan desktop yang berantakan, ia kehilangan terlalu banyak energi untuk menemukan informasi yang diperlukan. Kesuksesan terutama dicapai oleh mereka yang dapat merampingkan semua urusan mereka.
Merencanakan satu hari diinginkan untuk dimulai dari saat bangun., sambil mempertimbangkan fitur fisiologis mereka. Secara umum, dapat dikatakan bahwa puncak aktivitas intelektual jatuh pada periode 10: 00-12: 00. Interval waktu kedua dimulai pukul 14.00 dan berlangsung sekitar 2 jam. Kemampuan fisik meningkat secara signifikan setelah pukul 17.00. Tetapi diinginkan untuk menghentikan beban sampai 18.30-19.00. Ini benar jika kita berbicara tentang rutinitas sehari-hari.
Tetapi manusia juga harus merencanakan satu minggu, bulan, tahun, dll. Ini adalah perencanaan strategis, yang masuk ke dalam perencanaan taktis dan berakhir setiap hari. Jika ada strategi global, itu harus dipecah menjadi tugas harian kecil yang dilakukan sesuai dengan rutinitas harian tertentu.
Anda seharusnya tidak menganggap perencanaan sebagai pemborosan waktu. Sebaliknya, ini memungkinkan Anda untuk menghemat sumber daya ini, karena ia dengan jelas menentukan kerangka waktu untuk pelaksanaan tugas individu. Pelatihan pendahuluan memudahkan untuk melakukan pekerjaan, sehingga membebaskan waktu tambahan untuk sukses dan berkembang.
