Salah satu alat pelatihan yang paling populer adalah sesi strategis. Untuk tugas apa harus digunakan? Apakah mungkin untuk melakukan sesi strategis secara mandiri, atau hanya dengan bantuan spesialis? Bagaimana cara menemukan moderator? Apa yang diperlukan untuk implementasi yang sukses? Berapa perkiraan durasi sesi strategis dan berapa kali harus diadakan? Dan, secara umum, apakah mungkin dilakukan tanpa itu? Mari kita coba melihat topik ini secara objektif.
Apa yang dimaksud dengan sesi strategis?
Sesi strategis adalah kerja tim yang bertujuan untuk bersama-sama membentuk keputusan yang bermakna bagi suatu organisasi dalam proses dialog dengan karyawan kunci dan manajemen perusahaan. Pelatih yang melakukan tindakan kerja seperti itu sebagai moderator membantu tenaga kerja untuk memahami tindakan lebih lanjut yang diperlukan untuk kemakmuran dan kesuksesan. Makalah ini menggunakan metode fasilitasi dan moderasi. Yang pertama lebih berkaitan dengan improvisasi, sebagai tanggapan terhadap perubahan situasi dialog, dan moderasi dilakukan sesuai dengan algoritma yang direncanakan. Kedua pendekatan membutuhkan kualifikasi pelatih, karena kualitas hasil tergantung padanya.
Yang sering ditanyakan butuhkan untuk moderator freelance. Mengapa Anda tidak bisa mengadakan sesi strategis sendiri? Pertama, untuk apa pelatih akan hidup? Kedua, dan sudah lebih serius, - seorang spesialis harus dilibatkan dalam setiap kasus. Jika ada moderator di jajaran perusahaan, maka tentu saja dia bisa mengadakan rapat. Ada satu nuansa kecil, namun sangat berbobot. Namanya subordinasi. Konsultan freelance tidak cenderung untuk menggoda otoritas bos, melakukan pekerjaannya dengan sangat objektif. Bisakah bawahan menjadi keren? Dengan bantuan seorang pelatih, jauh lebih mudah untuk melihat kebenaran daripada "memasak dengan jus Anda sendiri."
Tujuan sesi strategis
Sesi strategis memiliki sejumlah aplikasi praktis dan ditugaskan untuk melakukan tugas-tugas berikut:
- Perencanaan jangka panjang atau menengah;
- Identifikasi prioritas utama untuk pembangunan dalam waktu dekat;
- Mereformasi unit struktural;
- Membangun strategi fungsional yang memadai;
- Keluar dari situasi sulit (terjadi atau diperkirakan);
- Pembentukan tujuan bersama dan nilai-nilai perusahaan;
- Optimalisasi manajemen;
Sesi strategis membantu dalam menyelesaikan tugas-tugas taktis dan strategis yang paling penting. Ini memungkinkan Anda untuk "menyesuaikan" mekanisme perusahaan.
Alat utama adalah diskusi dan brainstorming. Moderator pelatih menciptakan kondisi di mana tim diatur untuk berinteraksi satu sama lain. Karyawan dengan tenang mengungkapkan pendapat mereka kepada manajemen, dan para pemimpin berusaha mendengarkan bawahan mereka. Melalui dialog dan mencapai tujuan mereka. Oleh karena itu, yang terbaik adalah mengadakan sesi strategis dengan sebanyak mungkin peserta, dan tidak terbatas pada dua atau tiga manajer.
Tahapan sesi strategis
Untuk melakukan sesi strategis berkualitas tinggi, seseorang harus siap untuk itu, memikirkan detail terkecil dan situasi luar biasa. Mempersiapkan sesi strategis membutuhkan waktu yang cukup lama. Penting untuk memahami pelanggan, untuk memahami secara spesifik aktivitasnya, untuk memperkirakan ke mana arah dialog berikutnya. Dianjurkan untuk memahami situasi di dalam organisasi, mempertimbangkan cara-cara yang mungkin untuk mengurangi situasi konflik selama diskusi, dll.
Secara klasik, ada 10 tahapan sesi strategis:
- Mulai - mengatur orang untuk bekerja;
- Pengaturan tujuan - definisi tengara utama;
- Meninjau situasi saat ini - mengidentifikasi masalah potensial;
- Prediksi peristiwa adalah pemahaman tentang di mana masalah ini akan mengarah;
- Identifikasi alternatif - pencarian jalur pengembangan lain;
- Evaluasi strategi alternatif - pilihan prospek yang menguntungkan;
- Analisis terperinci tentang keputusan - elaborasi gagasan;
- Mengidentifikasi kriteria kontrol - memahami mekanisme verifikasi;
- Membuat rencana aksi - algoritma kerja bertahap;
- Bagian terakhir - merangkum dan memperbarui ide-ide utama.
Sesi strategis, rata-rata, berlangsung dalam 1-4 hari. Tetapi, jika perlu, bisa diadakan untuk waktu yang lebih lama. Itu semua tergantung pada volume tugas dan kompleksitas pelaksanaannya. Salah satu tahap paling penting adalah permulaan pekerjaan, karena efektivitas seluruh acara tergantung pada seberapa banyak peserta yang terlibat dalam proses diskusi.
Kesulitan apa yang muncul selama sesi strategis?
Kesulitan yang disebabkan oleh pelatihan mentor yang buruk. Setelah semua, seperti yang disebutkan sebelumnya, persiapan untuk sesi strategis harus memakan waktu sebanyak waktu dengan bekerja dengan peserta. Jika Anda membuat kesalahan di awal, itu dapat menyebabkan kesulitan berikut.
Kurangnya motivasi peserta yang tepat
Keengganan orang untuk ikut serta dalam diskusi adalah salah satu masalah terbesar moderator. Keadaan ini timbul sebagai tanggapan terhadap motivasi yang lemah, yang, pada gilirannya, terjadi karena kurangnya pemahaman tentang "jebakan" perusahaan. Untuk menghindari situasi seperti itu, seorang pelatih perlu memahami secara spesifik pekerjaan perusahaan klien, untuk menentukan apa yang sebenarnya mereka inginkan darinya.
Kurang waktu
"Bonus" lain dari pelatihan berkualitas rendah adalah kurangnya waktu untuk mengadakan sesi strategis. Cara terbaik untuk mencegah kesalahan seperti itu adalah dengan menjadwalkan cadangan waktu untuk setiap tahap pekerjaan. Bagaimanapun, diskusi mungkin berjalan ke arah yang tidak terduga, dan lebih baik siap untuk ini.
Situasi konflik
Pertengkaran dan diskusi "panas", kadang-kadang timbul sebagai tanggapan terhadap pandangan yang bertentangan secara diametris, "jatuh di pundak" moderator. Itu tergantung pada levelnya apakah momen-momen ini akan “dihempaskan ke skala seekor gajah”, atau akan mereda bahkan pada tahap embrionik. Hal utama yang harus diingat adalah bahwa kebenaran lahir dalam perselisihan, bukan pertengkaran.
Bagaimana sesi strategisnya?
Kami telah meninjau struktur sesi strategis, sekarang kami akan beralih ke cara pelaksanaannya. Ada tiga opsi utama untuk bekerja:
- Strategis - dialog dengan tim manajemen perusahaan untuk mengembangkan vektor gerak tunggal;
- Mendukung - analisis kesalahan dan koreksi strategi pengembangan untuk masa depan;
- Anti-krisis - respons instan terhadap situasi masalah yang tiba-tiba.
Meskipun mereka berbeda dalam tugas utama mereka, mekanisme implementasi hampir identik.
Masalah organisasi
Tahap terpenting dari pekerjaan, yang menentukan semua efektivitas selanjutnya. Pertama-tama, perlu untuk mengadakan kontak dengan pelanggan, untuk memahami tingkat pemahamannya tentang situasi. Selanjutnya, Anda harus menyetujui tujuan dan sasaran utama. Kemudian, cari tahu logistik pertemuan, bahan yang tersedia, dan basis teknis. Dianjurkan untuk mengumpulkan informasi tentang semua peserta dalam proses untuk lebih memahami apa yang bisa diharapkan dari mereka selama acara. Penting juga untuk mengoordinasikan semua tahap kerja, waktu dan kemungkinan perluasan.
Sesi strategis
Proses moderasi itu sendiri. Dengan persiapan yang tepat, pelatih bekerja sesuai dengan skenario atau algoritma yang diberikan, secara berkala berimprovisasi ketika situasi abnormal muncul. Tetapi jika Anda memperkirakannya, maka Anda dapat menyiapkan "templat" kecil bahkan untuk momen seperti itu.
Perusahaan pasca-dukungan
Karena tidak selalu cukup satu sesi strategis, kerja sama lebih lanjut meningkatkan efek positifnya. Pada tahap ini, moderator berubah menjadi pelatih-konsultan, mendukung organisasi untuk saat ini, ini akan menjadi kebutuhan obyektif. Rapat tambahan dapat diadakan, menyesuaikan strategi pembangunan yang dipilih.
Sesi strategis - arah pembinaan modern, terkait dengan dukungan bisnis menengah dan besar. Ini memungkinkan Anda untuk menemukan strategi pengembangan bersama yang akan memuaskan semua manajer dan karyawan kunci. Peran moderator dalam melakukan sesi strategis sangat penting. Dan semakin sedikit tergantung pada kepemimpinan organisasi, semakin obyektif hasil pekerjaannya, semakin sukses sesi strategis.
